Após o saneamento do cadastro, o uso da base de dados precisa ser mantida em conformidade com o SPED ao longo das operações mercantis, pois a situação cadastral dos registros de Clientes e Fornecedores pode mudar nas 24hs seguintes à última consulta realizada na Receita Federal ou Sintegra Estadual.

Ou seja, um cenário inicial de menor risco pode mudar no dia seguinte, portanto, é necessário adotar procedimentos que permitam validar os dados dos registros regularmente, visando garantir que:

1. novos registros sejam inseridos no cadastro sempre com dados oficiais e situação cadastral apta;
2. registros inativos, antigos ou bloqueados sejam consultados antes de sua reativação, e que;
3. registros existentes reflitam a real situação cadastral no momento de seu uso em uma operação mercantil.

A Governança dos processos do Cadastro exige uma validação dinâmica dos dados de Clientes e Fornecedores no momento de seu uso, cuja freqüência depende da janela de risco que o contribuinte admite em seu negócio.

• Risco ZERO: consultar diariamente todos os registros ativos do cadastro, o que pode ser inviável técnica ou financeiramente.
• Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas dos registros usados nas transações do dia (pedidos aprovados dentro de 24hs). Depende do volume diário de transações (NFe emitidas, pedidos de compra, de venda, etc).
• Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
• Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral de lotes de registros ativos periodicamente (semanal ou mensalmente). O período é uma janela de risco de alteração cadastral.
• Risco Alto: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, com clientes e fornecedores eventuais ou de risco ou cujos registros no cadastro sejam muito antigos.

As soluções que oferecemos permitem implementar diferentes níveis de Governança nos processos cadastrais, conforme o planejamento da Contratante.

O uso Portal KeyConsultas-web

O Portal KeyConsultas-web é um recurso tanto para as consultas de saneamento da base cadastral integral, como também para consultas periódicas em lotes parciais.

Se considerada uma janela de tempo entre as consultas periódicas em lote, esta pode ser uma alternativa mais simples para reduzir o risco fiscal de operar com Clientes ou Fornecedores em situação inapta.

Os registros são submetidos à consultas em um processo batch a partir de uma tabela de dados cópia da base cadastral original, cujos dados serão comparados com os resultados obtidos em consultas públicas on line.

O uso do Portal de Pré-cadastro

O uso do Portal de Pré-cadastro complementarmente ao Saneamento em lotes periódico, oferece suporte a pelo menos outros três processos muito comuns no dia a dia do ciclo de vida do cadastro:

• Entrada de NOVO registro cadastral de um Cliente ou Fornecedor;
• Atualização de um registro antigo ou há algum tempo inativo;
• Reativação de um registro que tenha sido bloqueado anteriormente devido à situação cadastral inapta.

O Portal de Pré-cadastro trata dos processos de obtenção e validação de dados cadastrais em um ambiente web automatizado e gera um arquivo de integração para que os dados sejam então importados para a base do ERP/CRM.

É uma opção para tratar estes processos fora do ERP/CRM quando a customização nestes sistemas de gestão for inviável econômica ou tecnicamente, como é o caso de projetos integrados ao ERP da SAP, Oracle, ou JD Edwards.

O uso do Webservice de consultas automatizadas

Com o uso do KeyConsultas-webservice é possivel garantir uma Governança ampla dos processos de cadastro com risco mínimo, ou "risco zero", a partir da automação das consultas nos processos do ERP/CRM que estejam relacionados à alguma operação mercantil, como:

• Consulta situação cadastral do destinatário da NFe antes de sua emissão (ex.: na aprovação de pedidos);
• Consulta situação cadastral de fornecedores antes da cotação para fornecimento ou do pedido de compra;
• Consulta situação cadastral de registro existente inativo, bloqueado ou em atualização de dados. 
• Consultas para validar a chave do arquivo XML de NF-e recebidas de fornecedores.

Visite o menu Webservice e saiba mais sobre nossas opções para a Governança dos processos do Cadastro e veja os benefícios de seu uso conjunto.