Os dados cadastrais de Clientes e Fornecedores podem dar entrada no cadastro por mais de uma maneira:

• Digitação manual de dados em formulário de entrada na tela da aplicação de cadastro;
• Importação de base cadastral fornecida por fontes privadas externas;
• Dados obtidos de webservice de consultas públicas cadastrais e sites oficiais (mais recomendável).

Em qualquer dos casos, não há garantias de que os dados de entrada estarão no formato exigido pela base cadastral ou de acordo com as regras do SPED.

O KeyCad-abreviador garante a higienização da string de dados no campo do cadastro em conformidade com o SPED.

Basta submeter ao sistema um arquivo CSV contendo os dados a serem tratados e definir a parametrização de regras do abreviador (são 7 regras selecionáevis), além da meta de quantidade de caracteres para cada campo e então comandar o processamento.

O resultado final é apresentado na tela e produz um relatório em formato Excel contendo: (a) dados originais do cadastro, (b) dados originais higienizados, (c) dados higienizados e tratados pela DLL do Abreviador, (d) indicação de campos com sucesso na meta e eventuais casos que requerem análise do usuário.

Os campos de dados cadastrais a serem padronizados nas regras do SPED e em seguida abreviados são:

• NOME ou RAZAO SOCIAL; FANTASIA; LOGRADOURO; COMPLEMENTO; BAIRRO; MUNICÍPIO

Os seguintes campos são apenas padronizados nas regras do SPED:

• CNPJ/CPF; NUMERO; CEP

São três opções de uso do serviço de Padronização de Abreviaturas:

1. O Portal KeyCad-abreviador: portal para processamento em lote de até 10.000 registros por Ordem de Serviço.
   Normalmente utilizado como finalização do projeto de Saneamento Cadastral.
   Usuário padroniza por Ordem de Serviços o uso de regras aplicadas e a meta de cada campo.
   
   
2. A DLL do Abreviador: biblioteca de função exclusiva para integração em sistemas baseados em Windows.
   Uso local da função integrada aos sistemas de cadastro, licenciada por CNPJ e por Sistema.
   Oferece flexibilidade na implementação de todas as regras e dicionários de abreviaturas.
   
   
3. O KeyCad-webservice: Webservice Abreviador disponivel para integração com sistemas externos de cadastro.
   Utiliza REST/JSON ou SOAP XML, e é contratado por período de assinatura anual.
   Seleção de regras de abreviatura e de dicionarios customizados exclusivos se dá na chamada ao serviço.

Regras Gerais para Abreviaturas

Não existem regras oficias para padronizar abreviaturas, então seguimos algumas melhores práticas:

• Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, por ex.: São = S, Dom = D, Rua = R
• Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso e nunca para menos de 3 letras
• Palavras abreviadas são terminadas geralmente em consoantes, exceto em casos de senso comum ou uso regulamentado, por ex.: DRA, STO, DEPTO
• Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso e então terminam em “A” ou “S”, por ex.: DRA, PROFA, SEGS
• Abreviar da direita para a esquerda na palavra, exceto em casos de uso comum ou padronizado, por ex.: Departamento = DEPTO
• Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG, Marketing = MKT
• Nunca abreviar NOME PRÓPRIO das pessoas. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário por ex. João Paulo Antunes da Silva = JOAO P A DA SILVA

Premissas de Padronização e Abreviação do Sistema:

• O Sistema KeyCad-abreviador trabalha com uma META informada para cada campo como quantidade máxima de caracteres;
• Todos os campos passam antes por uma padronização de carateres conforme exigido para arquivos do SPED (higienização);
• As abreviaturas de palavras conhecidas são definidas por dicionários proprietários (até 6.500 palavras mais usadas em cadastros);
• O uso das regras de abreviatura (até 7) serão aplicadas em ordem sequencial em cada palavra da string do campo (conforme seleção do usuário);
• As regras de abreviaturas são aplicadas apenas quando necessário reduzir a quantidade de caracteres, até atingir a meta definida pelo usuário;
• Aplica-se a regra seguinte na medida em que as regras anteriores não atingem a meta.
• Preserva-se ao máximo a informação original: uma vez atingida a meta de caracteres por uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes;
• O objetivo do processo é eliminar ou reduzir a necessidade de análise humana na abreviatura do campo.

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