O Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores é um processo baseado em consultas públicas, análise e comparação da situação cadastral, e tomada de decisão sobre a atualização dos registros da base do cadastro, visando conformidade com as regras do SPED, e do ICMS.

O Saneamento de Cadastros é um processo que se recomenda realizar periodicamente, de acordo com o grau de risco que as regras do negócio da empresa podem assumir.

Os riscos evitados pelo Saneamento de Cadastro são:

• Operar com fornecedores ou clientes INAPTOS perante a Receita Federal ou NÃO HABILITADOS no Sintegra;
• Não utilização de créditos de impostos devidos ou multas por lançamento de créditos indevidos;
• Incorrer em falhas nas obrigações acessórias, passíveis de multas e outras sansões administrativas pelo Fisco;
• Transtornos e custos adicionais na implementação de projetos SPED NFe, EFD e ECD;
• Falhas na validação dos arquivos do EFD e ECD, mesmo semanas após a emissão da NFe;
• Fato gerador ocorrido com DANFe em CONTINGÊNCIA e para destinatario NÃO HABILITADO;
• Impossibilidade de retificação do erro por decorrência de prazos ou por DENEGAÇÃO da NFe;
• Prejuízos financeiros, mesmo em casos de denúncia voluntária ao Fisco;
• Aumento de despesas com advogados, gastos com multas do Fisco, etc;
• Operar com Fornecedores com registro em área de embargo (risco de processo de Crime Ambiental).

 O processo de saneamento envolve etapas além das consultas de dados cadastrais, a seguir:

Etapas do projeto de Saneamento Cadastral

1. Consultas Automatizadas de dados cadastrais do registro (CNPJ, CPF, IE);
2. Geração de relatório de análise dos dados obtidos em fontes oficiais;
3. Análise da situação cadastral pelo usuário responsável pelo cadastro;
4. Atualização da base cadastral a partir da tomada de decisões do usuário.

As duas primeiras etapas são realizadas com uso de ferramentas com tecnologia KeyConsultas, baseadas na automação de consultas públicas cadastrais.

Basta o envio de uma tabela cópía da base cadastral contendo as chaves de consultas do registro (CNPJ, CPF, IE), para que o Portal KeyConsultas-web execute todas as consultas solicitadas e produza o relatório de Saneamento para analise do usuário.

A partir da análise dos resultados, orienta-se a atualização da base cadastral considerando-se:

• Atualizar casos de registros com CNPJ ATIVO na RFB, e IE HABILITADA no Sintegra Estadual;
• Atualizar casos de registros com CNPJ ATIVO na RFB, e ISENTO de inscrição como Contribuinte do ICMS no Sintegra;
• Bloquear casos de CNPJ diferente de ATIVO na RFB, ou diferente de HABILITADO no Sintegra Estadual;
• Atualização da situação cadastral de Clientes no SUFRAMA e de Fornecedores no Simples Nacional;
• Definição de uso da IE HABILITADA mais adequada no caso de Multiplas IE cadastradas para um CNPJ;
• Atualização da situação cadastral de pequenos Produtores Rurais (CPF com IE da proproiedade rural).

Consulte o site exclusivo do serviço KeyConsultas-web e saiba muito mais sobre o Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores.