Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores:
Todas as empresas obrigadas ao SPED (Fiscal, Contábil ou NFe), e em especial aqueles obrigados à NFe 2.0 a partir de abril/2011, necessitarão adequar seus dados cadastrais aos padrões dos arquivos digitais que serão enviados às Secretarias de Fazenda dos Estados e à Receita Federal.
Todas as transações da NF-e serão posteriormente documentadas no arquivo mensal do SPED Fiscal, e posteriormente, reunidas no arquivo do SPED Contábil.
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Validação dos arquivos do SPED NFe:
As Secretarias de Fazenda não validam o conteúdo de todos os campos obrigatórios de uma NFe para decidir pela sua autorização ou rejeição, mas sim a estrutura e a existência de dados em campos obrigatórios, e ainda:
A Validade do Certificado Digital do emissor;
O cadastrado do Contribuinte como emissor de NFe;
A numeração da NFe tem que ser única (de 0 até 999.999.999) dentro da mesma série fiscal;
A existência dos campos obrigatórios do arquivo XML, e seu schema (versão);
Uso de código completo do item (NCM) e outras validações específicas da NFe 2.0 (desde jan/2010)
Algumas SEFAZ verificarão a situação cadastral do emissor e do destinatário no Sintegra (DENEGAÇÃO da NFe)
A partir de 01/abr/2011, com a entrada da NFe 2.0, a situação cadastral da IE ou do CNPJ do Cliente afetarão a autorização de uso da NFe, assim como outras validações de dados do XML, como a validação da UF contra o cód. do Município (IBGE).
Conclusão: erros no cadastro de clientes e fornecedores podem implicar em registro de operações inconsistentes do ponto de vista fiscal e tributário junto à Receita Federal, ou seja, risco de autuações do fisco, e prejuízos de créditos tributários.
Multiplicando os Riscos por erros no Cadastro:
Erros em dados cadastrais são replicados nas 3 instâncias do SPED:
SPED NFe: registro diário de operações de compra e venda;
SPED Fiscal: acumula todas as operações com NFe mensalmente;
SPED Contábil: acumula todas as informações contábeis geradas pela operação no período.
Fica potencializada assim a capacidade do Fisco em analisar a base de dados dos arquivos do SPED e identificar irregularidades fiscais e tributárias.
A Certificação Digital que dá validade jurídica a estes arquivos torna-se a assinatura das eventuais irregularidades cometidas muitas vezes por desconhecimento do risco pelo contribuinte.
A Legislação nacional pertinente:
IN RFB nº 1.005 de 08/fev/2010 que revogou a IN RFB nº 748 de 28/jun/07: define a situação cadastral do CNPJ:
I – ativa; única situação operacional aceitável.
II - suspensa;
III - inapta;
IV - baixada;
V – nula
CTN - Código Tributário Nacional: Lei 5.172 de 25/10/1966:
- Art. 124 (devedor solidário) e art. 134 e 135 (responsável direto)
- A figura do devedor solidário entra quando se mantém relações comerciais com algum contribuinte inapto.
- Dependendo da inaptidão, sujeita-se a qualificação como co-participante (devedor solidário ou responsável direto)
Operar com fornecedores ou clientes inaptos perante a Receita Federal, ou inabilitados no Sintegra:
Devoluções de créditos de impostos, e multas por lançamento de créditos inválidos.
Incorrer em falhas nas obrigações acessórias, passíveis de multas e outras sansões legais pelo Fisco.
Transtornos na Implementação da NFe, EFD e ECD:
Problemas na validação dos arquivos enviados...
Impossibilidade de retificação por decorrência de prazos...
Prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custo de advogados, multas do fisco, etc.
Regras de Higienização dos Dados do Cadastro para o SPED:
Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc);
Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ);
Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres);
Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal);
O sistema (validador) não atesta a validade da maioria dos dados, mas somente a estrutura dos mesmos... ainda!!!
Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP.
Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) conforme a classificação fiscal do item.
Consulta e Saneamento de Cadastros:
É importante definir a diferença entre os serviços de Consultas, Saneamento, e Manutenção de Cadastro:
Consulta: ocorre na base oficial dos órgãos de cadastro das informações.
A Consulta retorna todas as informações disponíveis na base consultada, mas não faz nenhum tratamento no conteúdo e nem recomenda nenhuma alteração na base do contribuinte. Nestes casos o Contribuinte precisa executar todas as tarefas de comparação com os dados que tem na base, higienizá-los e então atualizar sua base nos casos em que observar inconsistência.
Um processo regular de consultas ocorre por exemplo quando pesquisa-se a situação cadastral de um CNPJ na Receita Federal, ou no Sintegra, antes de decidir pelo faturamento de uma NFe, ou antes de dar entrada numa compra.
Saneamento: ocorre tratamento na informação, com higienização e enriquecimento.
A partir de dados obtidos de uma consulta a bases oficiais, nosso sistema retorna uma tabela comparativa entre os dados dos campos do cadastro do contribuinte, e os dados da consulta. As inconsistências são evidenciadas, e uma sugestão de restauração da base é feita para aqueles campos.
É comum a higienização de todas as informações baixadas desde uma consulta, ou o enriquecimento de dados com a inclusão de alguns campos adicionais para serem importados para o cadastro do contribuinte.
Um cadastro saneado precisa ser mantido saneado ao longo das operações futuras, pois a situação cadastral do CNPJ dos Clientes e Fornecedores pode mudar nas 24hs seguintes à uma consulta.
Governança e Manutenção dos processos do Cadastro:
É um processo continuado de monitoramento dos dados cadastrais já saneados, a partir de consultas regulares e comparação de dados.
Este é um processo cuja freqüência depende da janela de risco de validação do cadastro que o contribuinte admite em seu negócio.
Risco ZERO: consultar todos os registros de CNPJ e IE do cadastro diariamente (consulta 100% dos registros), ou;
Risco Mínimo: consultar a situação de CNPJ e IE apenas dos registros com transações no dia (pedidos aprovados dentro de 24hs).
Risco Moderado: consultar a situação de CNPJ apenas partir de um determinado valor da transação, diariamente, ou quando necessário.
Risco Alto: qualquer janela de verificação superior a 24hs.
Opcionalmente, e com relativas vantages operacionais e preservação de investimentos de TI, a Governança e Manutenção de Cadastro é um processo de consultas on-line que pode ser automatizado pelo uso de um Sistema de Monitoramento de Eventos (Business Activity Monitoring), instalado no ambiente do Cliente, ou integrado via webservices com nossos servidores (robôs de busca automática).
Flexibilidade na Oferta Comercial da KeySupport:
A KeySupport fornece soluções para o saneamento e manutenção de cadastro de Clientes e Fornecedores na medida da necessidade do Cliente, com opções como:
