Benefícios de um bom Projeto de PDM:

A árvore do Projeto de PDM será o resultado do processo de agrupamento dos diversos itens (SKUs) com base em critérios de similaridade, considerando-se as características técnicas mais relevantes daquele grupo. Isso trás uma série de benefícios para a empresa:

·         Precisão na identificação dos materiais e produtos.

·         Organizar as informações cadastrais, documentação e contratos.

·         Minimizar prejuízos dom erros operacionais, não-conformidades e devoluções.

·         Reduz custos operacionais em compras, administração de estoques, manutenção e sobressalentes.

·         Agiliza os processos de compras, armazenagem e atendimento.

·         Viabiliza sistemas de resposta rápida, e melhora a precisão de informações.

·         Melhora a rastreabilidade na cadeia de abastecimento.

·         Unifica sistemas e catálogos das empresas.

·         Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques.

·         Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

No projeto de PDM pode ser incluídos os serviços de: Saneamento da Base Cadastral de Materiais e Produtos, revisão da classificação fiscal e NCM, e um processo de validação contínua do cadastro através da manutenção e atualização da base, e processos de consulta e inclusão de novos itens. 

Veja a seguir o processo de Saneamento, e de Governança:

Serviço de Saneamento do Cadastro:

A análise de um lote de registros da base cadastral de materiais é uma tarefa realizada essencialmente de forma manual por uma equipe técnica especializada de consultores.

Cada item será inicialmente consultado em nossa base de dados acessada através de um Sistema Web de Consulta de Materiais.

Nossa base é compartilhada por aproximadamente 300 Clientes, e conta com mais de 1.300.000 materiais e produtos já cadastrados, e mantidos saneados pela operação diária da comunidade usuária, o que permite reaproveitamento destes registros. O item que não constar de nossas bases será criado a partir da solicitação dos usuários, o que normalmente se dá na fase de governança do processo cadastral.

Como se trata de uma tarefa batch, o tempo necessário para a realização das atividades dependerá do tamanho do lote de itens, do tamanho da equipe envolvida nas análises manuais, da qualidade dos registros existentes, e pelo escopo de serviços, que inclui basicamente:

·         Revisão de cada material em relação a seu código interno, sua descrição, e respectivo código NCM – código completo oito posições;

·         Revisão/estruturação do padrão descritivo (texto curto e texto longo);

·         Revisão das unidades de medida dos itens;

·         Identificar e eliminar itens em duplicidade: mais de um código para a mesma descrição e/ou mais de uma descrição para o mesmo código;

·         Identificar itens similares, e unificá-los sob um código NCM;

·         Revisar a Classificação Fiscal para os códigos NCM existentes;

·         Pesquisar informações técnicas faltantes em documento de fabricantes.

·         Opcionais: tradução de descritivo em inglês/espanhol e classificação UNSPSC.

O serviço de saneamento pode ser prestado remotamente, a partir do recebimento de um arquivo de lote de registros contendo, pelo menos:

·         Códigos internos de produtos/materiais, descrição completa do item, unidade de medida, e código NCM;

·         Caso seja possível, ou preferível, pode ser gerado um arquivo no formato do Registro 75 do Sintegra.

Como entregável, o arquivo recebido pode retornar no mesmo layout, porém com os códigos NCM corretos, descrições padronizadas, enriquecimento dos registros, e um relatório com os casos identificados de correções realizadas e/ou recomendadas.

Casos de dúvida sobre certas situações de conflito identificadas no saneamento geram pendências técnicas que podem requerer alguma decisão do lado do Cliente. As pendências devem ser sanadas pelas áreas de produção, manutenção, estoque ou operação, por um técnico que conheça o assunto.

Consultas com atendimento local podem também ser solicitadas em alguns casos, o que pode ser útil para apoiar a classificação de itens genéricos, a partir de inspeções visuais no material ou produto, por exemplo.

Classificação Fiscal do item e inclusão do NCM:

Quando houver dúvida sobre o correto enquadramento do NCM para determinado item, indicaremos sempre que for aplicável um NCM mais conservador em termos de alíquotas de impostos.

Isto permitirá operações comerciais (emissão de NF-e) sem o risco de rejeição por uso de NCM inválido, eliminando também o risco fiscal inerente ao uso de item com alíquotas de impostos a menor.

Nos casos de dúvida persistente sobre o enquadramento do NCM no saneamento dos registros, a equipe técnica poderá conduzir consultas formais à SEFAZ sobre o código mais adequado ao caso.

Manutenção de Cadastro de novos itens, e a Governança:

Após a atividade de saneamento da base cadastral, o projeto deve prever uma fase de Governança, em que o cadastro deverá ser mantido saneado durante o processo de consultas sobre novos itens ou itens existenmtes, e solicitações de entrada de novos registros.

Este processo também garante a manutenção de alterações nos registros, por exemplo nos casos de reclassificação fiscal para um certo NCM.

Desta forma, oferecemos o outsourcing do processo (BPO) de Cadastro, em que a responsabilidade da entrada correta de novos itens, assim como pela correção de dados dos itens já existentes, fica a cargo de nossa equipe técnica de especialistas e engenheiros.

A interface de consulta e solicitações de novos itens é mantida por um portal web de cadastro de materiais, que gera um arquivo de importação para a base de cadastro, no layout exigido pelo ERP do Cliente.