Monitoramento de Atividade de Negócios (BAM) - Monitoramento de Eventos
A KeySupport é um canal de vendas da DBI SmartScore, que desenvolveu um Sistema de Business Activity Monitoring (BAM) que permite exercer um melhor controle dos fluxos operacionais da sua empresa.
O Sistema DBI SmartScore permite gerenciar dinamicamente a evolução dos processos de negócios a partir da sinalização de certos eventos, que são determinados pelo valor de indicadores (dados) que representam o status do processo no fluxo corrente da operação.
A sinalização da ocorrência de um certo evento serve para orientar a tomada de decisão dos gestores do correspondente processo. O Monitoramento de Eventos visa garantir aos gestores que os processos operacionais conduzidos pelos usuários estão seguindo o curso esperado, conforme os indicadores da evolução dos processos, para assim alcançar as metas do negócio, e também reduzir eventuais riscos operacionais.
Os eventos monitorados medem a atualização de um valor em um determinado registro em uma base de dados, como evidência do status alcançado por um certo processo de negócio, automatizado por qualquer sistema, ou por ação operacional, ou por outros sistemas integrados.
Sistema DBI SmartScore:
O Sistema DBI SmartScore efetua de maneira eficiente várias verificações nas bases de dados, publicando eventos sobre os dados que estão em desacordo com os padrões pré-estabelecidos de integridade e qualidade, evitando assim que os dados em desacordo com o processo sejam utilizados como informações válidas pelas diversas áreas da empresa que são integradas pelos processos operacionais.
Pode ser usado por qualquer área de uma corporação, facilitando a correção de não conformidades, alertando os usuários envolvidos sobre o momento exato em que determinado ponto de controle é atingido.
Os eventos podem ser publicados para o conhecimento de tantos usuários quantos necessários, de uma ou mais maneiras, de acordo com a necessidade de negócio e importância da informação.
Os pontos de controle podem ser feitos a partir de qualquer informação contida nos bancos de dados da corporação e também a partir de cruzamentos e validações de informações dinâmicas ou não.
Podem ser enviados um ou mais eventos para um ou mais usuários, seja por e-mails, baloons de advertência na tela dos computadores dos usuários clients (DBI-EvClient), ou mesmo por SMS em celulares pré determinados.
O processamento e envio de eventos obedece às regras previamente definidas de maneira amigável, intuitiva e rápida, baseadas nas necessidades específicas de gestão sobre cada evento.
As informações publicadas podem ser consultadas de modo resumido ou detalhado (drill down). Todos os dados são criptografados e todas as transações são registradas.
As query'se todo o processamento do software ficam centralizadas no servidor. O Administrador cria e administra remotamente as query's e os alertas a serem publicados, bem como a forma de envio dos mesmos.
Veja a seguir alguns casos de uso muito comuns relacionados com os processos do cadastro e do SPED NFe:
Caso de Uso 1: Eventos dos processos de Cadastro
Com mais de 200 cases e milhões de registros processados, o Módulo Verificador do DBI SmartScore (DBI-EventViewer) é o único aplicativo disponível no mercado que possibilita com dinamismo e eficácia a Validação, o Saneamento, o Enriquecimento, a Sincronização e Integração destas informações em lote, ou em tempo real.
Utilizando-se da mais avançada tecnologia, o DBI-EventViewer proporciona o acesso direto aos mais diversos bancos de dados existentes no mercado, entre eles: Oracle, SQL-Server, Informix, Progress, DB2, PostgreSQL, MySQL, Access/Firebird, DB2/AS400, Dataflex, Sybase, DBF, Excel, TXT e Servidores FTP.
O DBI-EventViewer (Módulo Verificador) disponibiliza o acesso às informações e aos respectivos certificados digitais das consultas públicas disponíveis na Receita Federal (CNPJ), Receita Federal (CPF), Sintegra (por UF), IBGE, Suframa, Suframa (NF remetente), Suframa (NF Recebedor), Anvisa, ANP, CRM, Prefeitura do Município de São Paulo, Dataprev, Simples Nacional, Correios, e até consultas ao DANFe de mercadorias recebidas.
Os resultados das consultas realizadas podem ser exportados para os formatos: .XLS (Microsoft Excel) e .TXT, os certificados digitais em .HTML ou .PDF.
Num primeiro momento, todos os dados do seu cadastro de Clientes e Fornecedores podem ser validados de uma única vez em como uma tarefa batch, a partir da leitura de uma chave do registro (CNPJ ou CPF).
Para manter seu cadastro saneado e reduzir o consumo de processamento e de banda na internet, os registros podem ser consultados dinamicamente, apenas no momento da utilização de cada registro, pelo monitoramento de eventos que precedem o uso do dado cadastral, como por exemplo: aprovação de um pedido de compra ou venda, recebimento de NF-e, emissão de fatura, etc.
Ao adquirir a licença de uso do DBI-EventViewer WebService sua empresa poderá usufruir dos inúmeros benefícios da utilização de suas exclusivas DLL's, possibilitando o acesso em tempo real aos já mencionados Órgãos Oficiais competentes diretamente de sua aplicação ERP.
A contratação deste serviço também é possível mediante a celebração do Contrato de Prestação de Serviços, tendo seu custo diferenciado conforme número de registros, local de processamento (“in locu” ou “remoto”), recursos alocados e periodicidade.
Caso de Uso 2: O Recebimento de Mercadorias com DANFe
O Sistema DBI SmartScore pode ser configurado para monitorar o evento que inicia o processo de recebimento, determinado, por exemplo, pelo registro de entrada de uma chave de DANFe, que seja manualmente no sistema de recebimento, ou por meio de leitor de código de barras.
A partir da identificação da entrada de uma chave, o DBI dispara um processo de consulta à validade da emissão de NF-e no site da Receita Federal, e obtém o certificado desta consulta, que pode ser tanto de não existência da NF-e, como de confirmação de sua validade. O certificado em HTML será salvo no banco de dados.
Quando confirmada a validade de emissão de uma NF-e para a chave consultada, todos os dados exibidos no código HTML do certificado da resposta à consulta são digitalizados pelo DBI SmartScore, e podem ser disponibilizados para o Sistema de Recebimento da empresa através de integração via Banco de Dados, ou por formato de arquivo TXT, ou XML.
Assim o sistema de recebimento não dependerá do fator humano para dar entrada aos dados das mercadorias recebidas com DANFe, e a empresa contará com os seguintes benefícios:
Consulta automática da existência de NF-e com base da chave do DANFe;
Armazenamento dos certificados que comprovam a consulta da existência da NF-e no ato do recebimento da DANFe (obrigatoriedade legal);
Automação da entrada de todos os dados do certificado da NF- e consultada, evitando erros de digitação;
Elimina o risco da conferência manual da mercadoria entregue com base nos dados impressos no DANFe, evitando erros humanos e fraudes.
Recebimento de mercadoria não dependerá do recebimento prévio do arquivo XML da NF-e enviado pelo fornecedor.
Caso de Uso 3: Validar XML da NFe recebida do Fornecedor
Adicionalmente, considerando-se que a empresa pode não ter recebido préviamente o arquivo XML da NF-e emitida pelo fornecedor, que deveria tê-la enviado antes do despacho da mercadoria com o DANFe, receber a mercadoria no ato da entrega pode oferecer risco tanto para o departamento fiscal, como para o de contas a pagar.
O DBI SmartScore pode também monitorar o recebimento e a validação do arquivo XML da NF-e recebida, tanto no momento de chegada do XML, como no momento de recebimento da mercadoria com DANFe, e novamente após 7 dias (prazo de cancelamento), antes da data prevista para o pagamento ao fornecedor:
A base de dados de arquivos XML de NF-e recebidas terá as chaves de NF-elidas, e consultadas na Receita Federal para confirmar sua validade;
A validação das chaves é realizada no momento do recebimento do XML da NF-e, e novamente após de 7 dias, para confirmar se não houve cancelamento pelo emitente;
Mercadorias recebidas com base apenas no DANFe disparam processo de verificação do recebimento prévio de XML da NF-e nas bases da empresa.
Se o XML de uma NF-e não existe nas bases da empresa no momento da entrega da mercadoria com DANFe, um gestor será informado para fazer cumprir a exigência legal pelo fornecedor, antes do vencimento do pagamento. O recebimento físico da mercadoria pode ser bloqueado no ato se assim for determinado pelo setor fiscal.
A validade da chave da NF-e será verificada também antes da data de vencimento do pagamento. Uma NF-e cancelada nestes casos deve disparar um processo fiscal interno, com eventual denúncia junto à Receita Federal.
